Handtekeningen zetten is voor velen een dagelijkse bezigheid. Toch kunnen overeenkomsten op verschillende manieren worden gesloten, zoals mondeling, schriftelijk of via het internet of e-mail. In principe kan het op vele manieren, zolang beide partijen maar akkoord gaan met de afspraken. Zodra ze het eens zijn, is de overeenkomst geldig. Als iedereen akkoord gaat, moeten ze zich ook aan de afspraken houden. Een manier om zakelijke overeenkomsten te sluiten, is door te werken met digitale handtekening. Dit is voor alle partijen erg toegankelijk en zo wordt het een stuk makkelijker om papierwerk te ondertekenen. Hier meer over de voordelen van digitale handtekeningen voor bedrijven.
Snel en efficiënt documenten ondertekenen
Tegenwoordig moet alles sneller en efficiënter. Vroeger moesten we papieren documenten met natte handtekeningen gebruiken, wat natuurlijk veel tijd en moeite kostte. Met digitale handtekeningen kunnen bedrijven documenten nu eenvoudig elektronisch ondertekenen, wat een stuk sneller is. Hierdoor kunnen deals en afspraken sneller worden afgerond, waardoor de efficiëntie verhoogd wordt en klanten vaak meer tevreden zijn.
Real-time status updates
Met digitale handtekeningen kun je in realtime de status van ondertekende documenten volgen. Dit is handig voor bedrijven en ondernemers die dagelijks bezig zijn met belangrijke documenten, zoals verkooporders, verzekeringspolissen of arbeidsovereenkomsten. Met digitale handtekeningen hebben ze een dashboard waarmee ze de voortgang van deze documenten makkelijk kunnen volgen. Je ziet ook meteen welke documenten nog actie nodig hebben en je kunt zelfs herinneringen sturen als dat nodig is. Op deze manier krijgen bedrijven meer controle over hun documenten dan ooit tevoren.
Betere juridische handtekening
Herinner je nog dat je handgeschreven handtekeningen inscande of als plaatje aan digitale documenten toevoegde? Dat is verleden tijd. Deze zogenaamde ‘digitale’ handtekeningen waren niet eens echt betrouwbaar omdat je moeilijk kon nagaan wie ze had gezet. Er waren vaak ook geen redelijke beveiligingsmaatregelen om het document te beveiligen. Nu kunnen bedrijven overstappen naar echte, veilige digitale handtekeningen. Deze zijn veel betrouwbaarder en beschermen tegen fraude. Dit soort handtekeningen zijn namelijk gekoppeld aan de identiteit van de ondertekenaar. Tevens worden deze documenten beveiligd met een soort digitale zegel. Het zegel zorgt ervoor dat je bewijs hebt dat er niet met het document gerommeld is ná ondertekenen. Het zegel wordt namelijk verbroken als iemand probeert het bestand te wijzigen. Hierdoor kun je ervan uitgaan dat deze elektronische documenten ongewijzigd blijven en rechtsgeldig zijn. Maar wat is een digitale handtekening in niveaus? Er zijn 3 niveaus om documenten te beveiligen, zoals SES, AES en QES. Het verschil heeft te maken met de mate van authenticatie die nodig is om een document te tekenen. Kijk daarom altijd even goed welk niveau jij nodig hebt.
Modern en betrouwbaar
Daarnaast hebben zowel particulieren als bedrijven geen behoefte meer aan papieren documenten en handtekeningen. Online handtekeningen sluiten veel beter aan bij de behoefte van de moderne consument, die vaak niet eens meer een printer gebruikt. Daarnaast zorgen digitale handtekeningen voor een professionelere uitstraling. Als je afbeeldingen of gescande handtekeningen op digitale documenten ziet, kan dat de indruk wekken dat het bedrijf slordig is en weinig waarde hecht aan de betrouwbaarheid van documenten. Hoogwaardige digitale handtekeningen stralen betrouwbaarheid en professionaliteit uit en dit komt jouw bedrijf weer ten goede!
Een duurzame keuze
Veel bedrijven zijn bezig met duurzaamheid en willen hun impact op het milieu verminderen. Het gebruik van digitale handtekeningen is hier een goed voorbeeld van. Voor papieren documenten moeten bomen gekapt worden en dat willen we natuurlijk voorkomen. Minder printen en meer digitaal doen is een manier voor bedrijven om hun ecologische voetafdruk te verkleinen en mee te werken aan een duurzamere wereld. Er zijn dus verschillende manieren waarop bedrijven profiteren van digitale handtekeningen!
